Regeln und Prozesse

5. Verantwortung

5. Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Die oberste Verantwortung für die Nachhaltigkeit und das WerteManagementSystem des Unternehmens trägt der Vorstandsvorsitzende Horst Schneider. Des Weiteren verantwortlich ist die Wertebeauftragte Vanessa Kugler, die in einer Stabsfunktion direkt dem Vorstandsvorsitzenden berichtet. Gemeinsam verfolgen sie den erfolgreichen Einsatz des WerteManagamentSystems sowie des e-Prinzips. Regelmäßige Überprüfungen erfolgen sowohl intern durch die Verantwortlichen und die Innenrevision als auch extern in Form von Audits und Zertifizierungen. Mitarbeiter sind gemäß Arbeitsvertrag verpflichtet, nach den Werten der Bank zu handeln. Zusätzlich werden regelmäßig Werteschulungen durchgeführt, auch im Hinblick auf das e-Prinzip.

Bezüglich des e-Prinzips liegt die Verantwortung auf Abteilungsleiterebene. Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt sind aufgefordert, im Sinne der nachhaltigen Unternehmensphilosophie zu handeln und den Kunden über die Förderbereiche Mensch, Umwelt und Wirtschaft zu informieren. Marktfolgemitarbeiter (Sachbearbeitung) überprüfen die jeweiligen Konditionen anhand der Förderkriterien und setzen diese um. Betriebsmitarbeiter sind zuständig für nachhaltige Abläufe im Unternehmen – sowohl im Rechnungswesen und Controlling als auch im Personalwesen.

6. Regeln und Prozesse

6. Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Um die Werte im Unternehmen zu leben und die Nachhaltigkeitsstrategie erfolgreich zu steuern, wurden vom Vorstandsvorsitzenden und der Wertebeauftragten Regeln und Prozesse eingeführt. Zum einen wurde 2011 ein Verhaltenskodex aufgesetzt, der die Unternehmenskultur und das Unternehmensleitbild schriftlich abbildet. Dieser baut auf dem Wertegerüst mit den zehn Grundwerten (siehe Grundwerteerklärung) auf und trägt zur Risikoverringerung der Bank bei. Gerade in formal nicht oder nicht ausreichend regulierten Bereichen gibt er eine Handlungsorientierung und dient den Mitarbeitern als Richtlinie, mit deren Hilfe Konfliktsituationen gelöst werden können. Weitere Inhalte des Verhaltenskodex sind die Selbstverpflichtung der Bank, die Unternehmensgrundwerte sowie die Verhaltensgrundsätze für Mitarbeiter und Führungskräfte. Jeder Beschäftigte erhält zusätzlich zu seinem Arbeitsvertrag den Verhaltenskodex, welcher ihm von der Personalabteilung erläutert und im Anschluss verbindlich unterschrieben wird. Ein bedeutsamer Nutzen des Kodex besteht darin, dass er die Identifikation des Mitarbeiters mit dem Unternehmen stärkt und zu werteorientiertem Handeln anregt.

Die Wertekultur ist zudem in der Compliancestruktur der Bank verankert und trägt so zur Verringerung des Risikos bei.

Weitere wichtige Aspekte zur kontinuierlichen Verfolgung der Nachhaltigkeitsstrategie sind die Führungsgrundsätze und -prinzipien sowie allgemeine Verhaltensregeln. Auf Basis der Grundwerte verpflichten sich die Führungskräfte der Bank, ihr Führungsverhalten an bestimmten Grundsätzen auszurichten. Diese sind: Verantwortungsbewusstsein, optimale Gestaltung des Arbeitsumfelds, angemessene Aufgabendelegation, Partizipation, gezielte Mitarbeiterförderung, Feedback und Führen eines offenen und konstruktiven Dialogs. Zu den allgemeinen Verhaltensgrundsätzen zählen zum Beispiel die Einhaltung von Recht, Gesetz und betrieblichen Normen, Loyalität gegenüber den Bankinteressen und die Wahrung des Bankgeheimnisses. Die aus der Grundwerteerklärung abgeleiteten Pflichten sind für alle Mitarbeiter und Führungskräfte verbindlich und regeln somit, dass das Wertesystem im Unternehmen nachhaltig gelebt werden kann. Zudem fasst der e-Ethikkodex die Wertekultur und das e-Prinzip zusammen und kann so den Mitarbeitern eine weitere Handlungsorientierung geben.

Sämtliche Regeln und Prozesse sowie alle abgegebenen Kodizes unterliegen dem WerteManagementSystem auf Basis des Qualitätssicherungsmodells EFQM (European Foundation for Quality Management). Das EFQM-Modell bietet Hilfestellung bei der Integration umfassender Managementsysteme sowie einer kontinuierlichen Weiterentwicklung aller Unternehmensbereiche. Es steuert alle Prozesse im Unternehmen und zeigt auf, wie diese aufgebaut sind und kontrolliert werden, um eine beständige Qualität zu gewährleisten.

Die Mitarbeiter werden regelmäßig durch Online-Schulungen und Präsenzseminare zu allen Regeln und Prozessen geschult. Die Inhalte reichen von fachspezifischen Kenntnissen bis hin zur Förderung von sozial- und werteorientierten Kompetenzen.

7. Kontrolle

7. Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Das Wertegerüst der Evenord-Bank wurde gemeinsam mit den Mitarbeitern erstellt. Einmal jährlich wird zur Kontrolle des unternehmensethischen WerteManagementSystems eine Befragung der Mitarbeiter durchgeführt. Nach dem Schulnotensystem werden die Werte im Gesamtbild sowie in Bezug auf den Vorgesetzten, die Wichtigkeit der Werte und die emotionale Bindung an die Bank bewertet. Anhand der Auswertung der Fragebögen und der Ergebnisanalyse kann das Wertesystem in regelmäßigen Abständen kritisch betrachtet und somit stetig verbessert werden. Die Mitarbeiterbefragung dient als Leistungsindikator für die Nachhaltigkeitsstrategie.

Ein weiterer Indikator ist die Zufriedenheitsumfrage bei den Kunden. Hier wird geprüft, ob die Kunden die Werte der Bank von außen erkennen und wie jene nach ihrer Einschätzung im Unternehmen gelebt werden.

Wie unter Punkt drei beschrieben, sind in der Balanced Scorecard verschiedene Leistungsindikatoren erfasst, deren Überprüfung durch Vergleichs- und Zielwerte möglich ist. Zur weiteren Kontrolle stellt ein bankinternes Monitoring sicher, dass jederzeit Auskunft über das Ausmaß der Kreditvergaben in den einzelnen Förderbereichen des e-Prinzips gegeben werden kann. Diese Form der Innenrevision stellt zudem sicher, dass die Wertekultur des Unternehmens umgesetzt ist. Die konkrete Verteilung wird regelmäßig im Internet sowie in der jährlichen Sinnbilanz veröffentlicht. Extern wird die Einhaltung des WerteManagementSystems über die Teilnahme am Wettbewerb „Deutschlands Kundenchampions“ sowie die Auditierung durch das Zentrum für Wirtschaftsethik überprüft.

Leistungsindikatoren (KPI)

Leistungsindikator G4-56
Beschreiben Sie die Werte, Grundsätze sowie Verhaltensstandards und -normen (Verhaltens- und Ethikkodizes) der Organisation. Link

Weitere Leistungsindikatoren der Evenord-Bank sind der Verhaltenskodex, der e-Ethikkodex und die Grundsätze zur Loyalität. Der Verhaltenskodex wurde im Punkt eins bereits genauer erläutert. Der schriftlich festgelegte e-Ethikkodex gibt einen Überblick über die Unternehmensphilosophie der Bank. Hier sind sowohl Förderbereiche als auch Ausschlusskriterien aufgeführt. Als Beispiel für Projekte, in die die Bank nicht investiert, können Gentechnik, Korruption, Tierversuche und unkonventionell gefördertes Gas/Öl genannt werden. Durch bankinterne Kontrollsysteme wird die Einhaltung der ethischen Grundsätze geprüft.

Bei den Grundsätzen zur Loyalität handelt es sich um Grundsätze sowie Verhaltensstandards, wie sich die Mitarbeiter im täglichen Geschäftsleben verhalten. Die Indikatoren sind hier qualitativ und mit Hilfe einer offenen Kommunikation und Befragungen zu analysieren.

Anreizsysteme

8. Anreizsysteme

8. Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Für Angestellte der Evenord-Bank gelten keinerlei quantitative Zielvorgaben zum Absatz von Finanzdienstleistungsprodukten sowie keinerlei monetäre Anreize für den Verkauf der Produkte. Dadurch wird echte Beratung auf Augenhöhe gewährleistet. Für den Kunden wird spürbar, dass kein Abschlussdruck auf ihn ausgeübt wird. Das Unternehmen setzt hier auf die Werte Glaubwürdigkeit, Respekt und Fairness sowie auf ein transparentes Bankgeschäft. Erfolg soll gemeinsam mit dem Kunden generiert werden. Somit ist das Wertegerüst der Evenord-Bank in das Vergütungssystem der Mitarbeiter integriert.

Die Mitarbeiter werden nach den tariflichen Vereinbarungen entlohnt, zudem bestehen Regelungen zur betrieblichen Altersversorgung. Die betrieblichen Sozialleistungen bewegen sich im üblichen Rahmen.

Langjährige Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten einmal jährlich eine werteorientierte Prämie von bis zu 25 % vom Bruttogehalt. Über Erhalt und Höhe der Prämie entscheidet der Vorstand.

Zusätzlich können Mitarbeiter und Führungskräfte Sonderzahlungen für besondere Leistungen erhalten, beispielsweise für einen erfolgreichen Projektabschluss oder überdurchschnittlichen Einsatz für das Unternehmen.

Für jeden Mitarbeiter werden im jährlichen Mitarbeitergespräch mit dem Vorgesetzten Personalentwicklungsziele festgelegt. Diese dienen als Anreiz für den Mitarbeiter, seine Leistung zu verbessern und gleichzeitig die Werte des Unternehmens zu leben. Die Führungskräfte achten darauf, dass die festgelegten Ziele für den Mitarbeiter realistisch erreichbar sind, diesen aber dennoch fordern. In einem Mitarbeitergesprächsbogen werden diese Ziele schriftlich fixiert und regelmäßig durch den Vorgesetzten geprüft. Um den erhöhten Anforderungen gerecht zu werden, nehmen Mitarbeiter und Führungskräfte an externen Fort- und Weiterbildungsprogrammen sowie an internen Schulungen teil.

Im Mitarbeitergespräch beschäftigt man sich auch mit dem Thema Gesundheitsmanagement. Die Gründe für vergangene, krankheitsbedingte Ausfälle werden ermittelt. Liegen die Ursachen hierfür im Arbeitsumfeld, kann die Personalabteilung schnell zu Gunsten des Mitarbeiters handeln und Anpassungen vornehmen.

Um Mitarbeiter und Führungskräfte anzuregen, ihre Ideen offen in das Unternehmen einzubringen, wurde ein Ideenmanagement entwickelt. Das System „Quasi“ (Qualitätssicherung) ist eine Datenbank, in welche Verbesserungsvorschläge und Ideen eingetragen werden können. Diese werden ausgewertet und im Fall einer Nutzensteigerung umgesetzt sowie in den Geschäftsalltag integriert.

Leistungsindikatoren (KPI)

Leistungsindikator G4-51a
Vergütungspolitik – Berichten Sie über die Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und die leitenden Führungskräfte.

Das höchste Kontrollorgan, der Vorstand, erhält ein monatliches Gehalt, dass jährlich 0,7 % von den Gesamtaufwendungen für Personalkosten ausmacht.

Langjährige Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten einmal jährlich eine werteorientierte Prämie von bis zu 25 % vom Bruttogehalt. Der Erhalt und die Höhe der Prämie wird vom Vorstand entschieden.

Zusätzlich können Mitarbeiter und Führungskräfte Sonderzahlungen für besondere Leistungen erhalten, wie zum Beispiel durch einen erfolgreichen Projektabschluss oder einen überdurchschnittlichen Einsatz für das Unternehmen.

Leistungsindikator G4-54
Nennen Sie das Verhältnis der Jahresvergütung des höchstbezahlten Mitarbeiters in jedem Land mit signifikanten geschäftlichen Aktivitäten zum mittleren Niveau (Median) der Jahresgesamtvergütung aller Beschäftigten (ohne den höchstbezahlten Mitarbeiter) im selben Land.

Die gesamten Personalaufwendungen im Jahr 2015 betrugen 2.307.000 € (einschließlich sozialer Abgaben und betrieblicher Altersversorgung). Dies entspricht 1,03 % der durchschnittlichen Bilanzsumme. Das Verhältnis des höchsten Gehaltes zu den Gesamtaufwendungen entspricht 0,7 %. Die Zahlen sind vorläufig und können sich noch verändern.

Stakeholderengagement

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

9. Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Zu den Anspruchsgruppen der Evenord-Bank zählen Kunden, Partner & Lieferanten, Mitarbeiter, Vorstand, Aufsichtsrat und die Öffentlichkeit. Mit jeder einzelnen Gruppe steht das Unternehmen regelmäßig im Dialog. Hierzu zählen Messebesuche und der Kontakt zu Hochschulen der Region. Des Weiteren werden die Anspruchsgruppen durch regelmäßige Umfragen – wie die Kundenzufriedenheitsumfrage oder die webbasierte Umfrage zu den Ausschlusskriterien – am Entwicklungsprozess des Unternehmens beteiligt.

Die Evenord-Bank identifizierte alle genannten Anspruchsgruppen nach dem Regionalitätsprinzip. Das Motto lautet hier: „In und für die Metropolregion Nürnberg.“ Hierdurch wird der Wirtschaftsstandort gefördert und attraktiv für Außenstehende dargestellt.

Zur besseren Beteiligung der Anspruchsgruppen am Unternehmen wurde ein Beschwerdemanagementsystem eingerichtet. Unzufriedene Kunden werden angeregt, ihre Meinung kundzutun. Jede Beschwerde wird bearbeitet.

Zum Schutz der Mitarbeiter wurde ein schriftliches Melderecht eingeführt. Damit haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit, Verstöße der Bank gegen Verordnungen und Vorschriften sowie etwaige strafbare Handlungen in der Bank zu melden. Die Beschäftigten wurden über die Anonymität der Meldungen und über das weitere Verfahren nach Eingang der Meldung unterrichtet.

Zusätzlich wurde ein Whistleblower-System eingeführt. Die Anspruchsgruppen können sich bei Kritik am e-Prinzip oder dem e-Wertesystem anonym an einen externen Berater wenden. Sowohl für Kunden als auch Mitarbeiter steht hier die Wertebeauftragte als interne Ansprechpartnerin zur Verfügung. Ebenso können sich diese an die Fairness-Stiftung als externen Partner wenden. Die verschiedenen Whistleblowing-Kanäle nehmen die Kritik auf und geben sie an die entsprechenden Ansprechpartner der Bank weiter, damit gemeinsam Lösungen gefunden werden können.

Um auch zustimmende Rückmeldungen der Anspruchsgruppen sinnvoll nutzen zu können, werden auf der Internetseite der Evenord-Bank – anonym oder namentlich – positive Stellungnahmen von Kunden veröffentlicht.

Leistungsindikatoren (KPI)

Leistungsindikator G4-27
Nennen Sie die wichtigsten Themen und Anliegen, die durch die Einbindung der Stakeholder aufgekommen sind, und wie die Organisation auf jene wichtigen Themen und Anliegen reagiert hat, einschließlich durch ihre Berichterstattung. Nennen Sie die Stakeholdergruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen jeweils angesprochen haben.

Die wichtigsten Themen die durch die Einbindung der Stakeholder aufgekommen sind, ist einmal die gemeinsame Entwicklung des Wertesystems und zum anderen der Beschluss der Ausschluss- und Förderkriterien beim e-Prinzip.

Die Anspruchsgruppe "Kunde" hatte ein Anliegen in der Konditionenpolitik. Daraus folgend wurden die Konditionen für das Girokonto gesenkt. Auch im Kreditbereich finden regelmäßige Konditionsanpassungen auf Basis von Kunden- und Mitarbeiteranliegen statt.

Innovationsmanagement

10. Innovations- und Produktmanagement

10. Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Durch das in Punkt eins erläuterte e-Prinzip nutzt die Evenord-Bank dessen Innovation für die Nachhaltigkeit. So werden bei der Kreditvergabe und den Anlageprodukten die Bereiche Mensch, Umwelt, Wirtschaft und Zukunft besonders gefördert. Das Produktmanagement erfolgt unter Beachtung der bereits beschriebenen Ausschlusskriterien. Ausschließlich Geschäfte, die dem Wertesystem und dem Ethikfilter des Unternehmens entsprechen, werden getätigt. Mittels regelmäßiger Schulungen und Arbeitsanweisungen sowie eines psychologischen Arbeitsvertrags sorgt das Unternehmen für eine weitreichende Nutzung des Innovationspotenzials und ein erfolgreiches Produktmanagement. Sämtliche Informationen werden dem Mitarbeiter intern zur Verfügung gestellt.

Um Innovationen und Anregungen von außen zu erlangen, steht die Evenord-Bank in kontinuierlichem Austausch mit Hochschulen und Universitäten der Region. Durch die Zusammenarbeit mit Professoren und Studenten entstehen innovative Ansätze zur Erweiterung oder Verbesserung des Produktmanagements. Die Evenord-Bank beschäftigt regelmäßig Werkstudenten/innen und Praktikanten/innen, die ihre Abschlussarbeiten in Kooperation mit dem Unternehmen schreiben und durch deren Forschungsarbeit die Prozesse in der Bank weiterentwickelt werden.

Ein regelmäßiger Austausch erfolgt auch mit dem Kunden. Mittels externer sowie interner Kundenbefragungen werden emotionale Kundenbindung und -zufriedenheit, Gesamtimage und Kundenorientierung der Bank sowie die Fan-Quote ermittelt und bewertet. Meinungen und Kritik werden analysiert und in das Produktmanagement eingearbeitet.

Um sich die sozialen und ökologischen Auswirkungen des e-Prinzips bewusst zu machen, analysiert das Unternehmen monatlich die prozentualen Anteile der Geldanlagen und Finanzierungen in den Bereichen Mensch, Umwelt, Wirtschaft und Zukunft. Diese werden in Form der jährlichen Sinnbilanz veröffentlicht. Mit Hilfe dieser Analysen und eines eingeführten Risikomanagements wird das e-Prinzip kontinuierlich überprüft. Aufgrund der einzigartigen Bankstrategie ist das Risikomanagement für das Unternehmen besonders wichtig, da durch die eigens gesetzten Kreditvorgaben (Ausschlusskriterien) eine Selbstbeschränkung besteht. Zugleich findet eine Risikominimierung statt, da durch die Hochwertigkeit der Produkte das Kreditausfallrisiko verringert wird.

Auch die Partner der Evenord-Bank beeinflussen die Nachhaltigkeit des Unternehmens positiv. Hierzu zählen die Nachhaltigkeitsrating-Agentur oekom research, welche Daten und Informationen für ein nachhaltiges Handeln im Eigenanlagegeschäft der Bank bereitstellt. Weiterer Partner ist die MehrWert GmbH, mit welcher die Bank in den Bereichen nachhaltige Investmentfonds und Vermögensverwaltung kooperiert. Im Segment der Nachhaltigkeitsfonds arbeitet das Unternehmen mit der Union Investment zusammen.

Leistungsindikatoren (KPI)

Leistungsindikator G4-EN6
Verringerung des Energieverbrauchs.

Das Wertesystem und e-Prinzip fordern alle Beteiligten zu einem überlegten und nachhaltigen Umgang mit der Umwelt und den natürlichen Ressourcen auf. Mit Hilfe eines Energieberaters, der zu Beginn des Jahres 2016 dem Unternehmen Vorschläge zur Verringerung der Energie unterbreitet, sollen Ressourcen eingespart werden. Hierzu sind jedoch noch keine Vergleichswerte zu den Vorjahren vorhanden.

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.

100 % der Eigenanlagen haben eine Auswahlprüfung nach Umwelt- und sozialen Faktoren durchlaufen. Diese Prüfung wurde von der Rating-Agentur oekom durchgeführt, die auf nachhaltige Geldanlagen spezialisiert ist.

Jede Kreditanlage durchläuft aufgrund des e-Prinzips, eine Auswahlprüfung nach Umwelt- und sozialen Faktoren. Aus diesem Grund wirken sich die Kreditanlagen der Kunden zu 100 % positiv auf einen der Bereiche Wirtschaft, Umwelt oder Mensch aus.